L’imparfait écosystème digital de l’agence Iro (1/3)

Aujourd'hui, l'agence Iro se trouve dans une position assez particulière, après un long moment "dormant", je l'ai mise en mode "reboot". Cette occasion m'a permis de repenser et d'optimiser mon écosystème digital afin de me consacrer à deux dimensions : une partie "business" et une partie recherche fondamentale et appliquée.

La construction d'écosystèmes digitaux sur mesure fait partie de la nouvelle offre de services de l'agence, il m'a semblé que les réflexions que j'ai mises derrière le choix et l'intégration des outils feraient une belle étude de cas 😊

Maintenant, pourquoi "imparfait" ? Trois raisons.

• D'abord, la perfection n'existe pas et, dans un sens, elle ne devrait pas exister. L'imperfection est motrice d'innovation et peu importe ce que vous imaginez, créez ou transformez, il pourra toujours être amélioré.
• Ensuite, car l'écosystème n'est tout simplement pas terminé et il ne le sera pas tout de suite. Certaines idées devront attendre !
• Et enfin, l'un de mes proches m'a prouvé par les faits que l'on peut monter une entreprise qui génère 1M€ de chiffre d'affaires avec un tableau Excel, une adresse Gmail et pas de site internet. Donc, en vrai, bien qu'important et facilitant, particulièrement dans des phases de développement, un écosystème digital n'est pas essentiel à un développement économique.

Ceci étant dit, moi j'adore, donc je me suis fait un peu plaisir sur certaines dimensions 😛

Je décortiquerai donc cet écosystème à travers trois articles :

1. Un premier pour donner une vue globale des applications utilisées.
2. Un second pour donner un focus sur un outil spécifique.
3. Enfin, un troisième pour parler d'intégration et d'automatisation de processus.

Première partie : L’écosystème. 

Il existe sur le marché une pléthore d'outils qui permettent d'effectuer 1001 actions ou tâches mieux qu'avant.

• Avoir un écosystème intégré pour éviter les doubles saisies.
• Avoir le moins d'outils possible. Vous verrez qu'il y a encore de la marge sur ce sujet, mais je diminuerais avec le temps, j'espère.

Gestion administrative

D'abord, attaquons la partie gestion administrative. L'agence Iro est une SASU et demande donc un peu plus d'administration qu'une micro-entreprise. Ce fut le gros point noir des années précédentes, il était donc hors de question de refaire les mêmes erreurs. Pour cela, j'ai sélectionné plusieurs services.

• Dougs, pour une gestion comptable en ligne. Le service est assez intéressant au niveau tarif, mais demande en contrepartie de faire pas mal de choses, même s'ils implémentent des fonctions de plus en plus facilitantes pour le chef d'entreprise (comme par exemple les déclarations de TVA et le dépôt de comptes annuel en "1 click"). De plus, l'application mobile permet de valider les écritures assez rapidement et d'avoir de beaux tableaux de bord de pilotage. Leur grande force est d'avoir un service client vraiment réactif et assez sympathique, même quand le client n'est pas très précis dans son administratif 😖. Bien que l'on n'attende pas un cabinet comptable sur ces sujets, aujourd'hui, les 2 points noirs, en tout cas pour moi, sont la gestion des notes de frais et la gestion de la facturation. J'ai donc sourcé d'autres outils.
• Jenji est l'outil choisi pour la gestion des frais. Encore une fois, adapté aux très petites entreprises. Outre les reconnaissances de caractères boostées à l'intelligence artificielle (I.A), il a deux autres gros avantages : la version gratuite est suffisante pour un usage simple et il y a la possibilité de souscrire à un abonnement pour Jenji Vault, leur stockage administratif qui permet de ne plus avoir besoin de garder les pièces justificatives papier, et ça pour moi, c'est la clé. D'autres services comme Expensya le proposent aussi, mais j'ai eu un attachement particulier pour l'interface et l'ergonomie de Jenji, moins complexe que celle d'Expensya. Le problème de Jenji est que l'API n'est pas accessible sur les forfaits de base, ce qui va à l'encontre de ma philosophie d'intégration automatisée. Les exports se font dans différents formats statiques tels que CSV, XLS, etc. Mais j'ai quelques idées pour cela pour le futur.
• Pour la facturation, j’ai travaillé 2 outils.
  • Pour l’année 2023-2024 j’utilise billdu, un outil assez fun d’usage plutôt conçu pour la mobilité avec pas mal de fonctionnalité pratique : URL pour les factures, option de partage omnicanal (message, mail, whatsapp etc.), possibilité de le connecter à stripe pour que les clients payent par carte (à faire si vous n’avais pas de problème de trésorerie), indicateur d’ouverture de devis / facture etc.
  • Pour l’année 2024-2025, j’utiliserais invoice ninja. Un outil open source que j’ai installé sur un serveur, il est gratuit avec une liste infini de fonctions et une application mobile.
• Enfin, le dernier projet en cours de développement est paperless ngx. Il s'agit également d'un outil open source installé sur nos serveurs qui permet l'archivage de documents. Des algorithmes permettent d'apprendre au système à classer automatiquement les documents et à leur attribuer les bonnes métadonnées. Une option intéressante est la connexion avec vos mails, qui importe toutes les pièces jointes de vos mails pour les classer automatiquement. Je n'irai pas plus loin, la configuration de cet outil est encore en cours de développement et je pense que je le terminerai lors de ma prochaine session. En attendant, tout est désorganisé dans un dossier 🙂

Communication & Marketing.

C'était LA grande question. Il fut un temps où je repensais la communication de l'agence Iro presque chaque année et tout commençait par un nouveau site qui me prenait des heures et des heures. J'ai utilisé tous les outils, des simples et des complexes : Wordpress / elementor, Squarespace, Google Site, Webflow et, à l'époque iWeb et Adobe Muse. L'idée ici était de trouver quelque chose de simple, efficace, esthétique et surtout orienté vers la production de contenus.

Mon choix s'est arrêté sur Ghost, le système à travers lequel vous lisez cet article et ce, pour plusieurs raisons :

1. D'abord, il est open source, donc gratuit ET complètement intégré, c'est-à-dire que nous n'avons pas besoin de faire les mises à jour régulières et de nous assurer que toutes les extensions soient compatibles avec cette mise à jour au risque de défigurer notre site...
2. Il est construit sur JavaScript, rendant sa personnalisation un peu plus complexe mais propose des thèmes assez visuels et simples à installer.
3. Ghost est une plateforme de blogging et de marketing de contenu qui intègre des fonctions de newsletter et de monétisation. Alors, non, je ne suis pas au niveau de monétiser quoi que ce soit, mais j'ai quelques projets pour le futur qui pourraient le permettre.
4. Ghost possède une belle API bien intégrée avec les automatisations et particulièrement n8n que nous utilisons comme système d'automatisation.
5. Les 3 principaux problèmes de Ghost sont les suivants :
   1. Comme mentionné, c'est une plateforme de blog et pas pour faire des sites au sens vitrine du terme. J'ai dû imaginer des contournements du système pour pouvoir présenter à la fois les services de l'agence et les différents corps d'articles.
   2. La partie newsletter est assez chouette en théorie mais elle demande un abonnement à Mailgun pour s'assurer du bon envoi en masse de mails, ce qui est payant et peut représenter un budget.
   3. La partie multilingue. Pareil, créer une architecture multilingue n'est pas simple, ils conseillent de créer deux sites mais après il faut créer les jonctions pour ne pas complexifier le processus de publication. Deux services de traduction existent qui permettent de créer automatiquement cette architecture et les traductions. J'ai repéré Weglot mais cela peut vite représenter un budget. Pareil, je l'ai mis de côté pour le moment.

Projets et prestations intellectuelles

Maintenant que l'on a traité les essentiels "à côté", nous pouvons rentrer dans le cœur du sujet, la partie opérationnelle.

Pour cela finalement, je n'utilise que 3 outils.

• Pour la gestion des identités, des mails et des espaces de stockage. Pour le coup, nous avons fait simple : Google Workspace. La raison première est tout simplement par habitude. La 2e raison est que, pour les mails, calendriers et Drive, je trouve que l'API est plus "facile" et performante que celle de Microsoft, par exemple, donc plus simple de l'utiliser dans des automatisations.
• Le calendrier et la gestion du temps. Lorsque l'on vend des prestations intellectuelles, on vend notre temps : du temps pour conseiller, pour former ou pour produire différents documents stratégiques ou opérationnels. Savoir piloter ses différents temps, ceux dédiés aux partenariats, au conseil, à la recherche ou à la formation, facturable ou non, est donc essentiel à la vie économique de l'organisation. Choisir la fenêtre sur le temps que représente un calendrier est donc clé, mais pas non plus un élément qui doit prendre des jours de réflexion. Comme d'habitude, la réflexion porte sur la donnée et pas forcément le système qui nous permet de visualiser et/ou manipuler cette donnée. Pour ma part, bien qu'il ne se connecte qu'à Google, j'ai choisi Notion Calendar (ex CRON) car il est :
  • Directement connecté à Notion
  • Rapide avec pas mal de raccourcis clavier
  • D'une super ergonomie.
• Notion, Le cerveau de l’organisation. Pas de surprise ici, le spoiler a été fait plus haut, Notion est le cœur opérationnel de l’agence Iro. Il permet de gérer les contenus, les projets et tous le reste.
• N8N Pour intégrer tout cela ensemble. Dans l'extraordinaire monde des applications SaaS, les automates sont rois et R.O.I. Bien que j'aie essayé de travailler avec un ensemble restreint, vous voyez que j'ai quand même quelques outils qui ne s'entendent pas trop nativement. L'objectif étant quand même de réduire mon temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, j'ai dû mettre en place quelques scénarios d'automatisation pour plus facilement d'abord rapatrier et raffiner des données dans Notion, mais aussi pour me faire gagner du temps.N8n est donc une solution elle aussi open source que j'ai installée sur nos serveurs. Gratuite, elle est chargée de nœuds et de fonctions facilitantes pour l'automatisation, dont des modules d'intégration de modèles d'intelligence artificielle. Elle est un peu plus technique à prendre en main et moins chargée en applications que des concurrents comme Make (ex-integromat) ou Zapier. Le fait qu'elle soit gratuite et certaines actions originales et puissantes ne me font pas regretter mon choix. Ceci étant dit, pour certains projets clients, j'ai dû utiliser Zapier qui, de par son ancienneté, est aujourd'hui l'automate qui possède le plus de connecteurs d’outils et intègre l’IA d’une façon assez fluide et simple.Pareil, les différents scripts d'automatisation, les pourquoi et les commentaires seront abordés dans le 3e et dernier épisode de cette série 🙂

On en parle la prochaine fois ?

Gd.

Et si vous avez besoin d'optimiser vos écosystèmes digitaux, n'hésitez pas à prendre un rendez-vous :)